Sistema de Control de Tickets en linea

En la actualidad el manejo adecuado de nuestra información del negocio es de gran importancia, es lo que nos permite tomar las mejores decisiones hacia adelante y mas aún si es rápido obtenerla.

Esto lo hemos tomado en cuenta en el siguiente sistema desarrollado en excel que resultó dándole respuesta a las siguientes preguntas: Si estas fuera (de viaje) o simplemente fuera de tu empresa, ¿Qué está pasando en tu empresa? ¿Cuántos clientes has tenido el dia de hoy? ¿Están trabajando en estos precisos momentos en tu empresa?

Veamos en el siguiente video:

Está desarrollado en excel y la instalación es gratuita.

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Optimización Sistema de Facturación

Como todo sistema debemos optimizarlo para un mejor desempeño, para eso haremos ciertos ajustes que posiblemente te sean de utilidad a un mediano plazo. Para comenzar inicialmente se dio como limite en la cantidad de Clientes hasta la fila 20, es decir para 19 clientes:

Pero podría ser que tengamos más clientes, así es que vamos a la herramienta Administrador de Nombres: pestaña Formulas -> Administrador de Nombres; en el mismo ubicamos «CLIENTE» y le aumentamos su rango final, en este caso a 200, le hacemos click a «visto bueno» y le damos cerrar:

De la misma forma hacemos para los nombres: «CODIGOCLI» y «CODIGOPROSER»:

Como puedes darte cuenta lo personalizable que es, si aún no lo has descargado, descargalo desde aqui SIF

Como ver facturas generadas más detalladas

Existen ocasiones en que deseamos ver las facturas que hemos generado, ya sea del día anterior o cualquier otro día de forma mas detallada. Para eso el presente aplicativo nos muestra de como obtener dicha información de una forma sencilla, vamos a la hoja GENERADAS y seleccionamos el número de nuestra factura (columna A), en este ejemplo será la fila 3.

Ahora nos vamos a la hoja FACTURA y rápidamente nos muestra de forma detallada toda la información:

De la misma forma puedes seleccionar cualquier otra Factura de la hoja GENERADAS (columna A) y en la hoja FACTURA mostrará de forma detallada toda su información… Así de simple!

Si aún no lo has descargado, descargalo desde aqui SIF

Como funciona el Sistema de Facturacion

La importancia de tener un sistema de facturación crece cada día, en el post anterior lo dimos a conocer, ahora mostraremos lo simple que resulta manejarlo. Consta sólo de 5 hojas: La primera es CLIENTES, en la cual ingresaremos los datos necesarios de los mismos:

La segunda es de nuestros PRODUCTOS o SERVICIOS que les ofrecemos, acá asignamos el precio a cada uno de ellos:

Ya con los datos de Clientes y Productos/Servicios que ofrecemos, tenemos la tercera que es GENERACION, acá es donde asignamos los datos necesarios para generar la factura y los seleccionamos a los mencionados:

En la cuarta hoja tenemos GENERADAS, acá es donde tenemos todas las facturas que hemos generado, es un registro histórico.

Finalmente tenemos la FACTURA, que es el resultado de lo que hemos generado, esto es lo que imprimiremos e incluso es personalizable a su gusto:

Si aún no lo ha descargado, descarguelo desde aqui SIF

Un Sistema de Facturacion para ti

Actualmente generar nuestras facturas de forma manual o estar digitando repetidamente los mismos datos es una pérdida de tiempo, e incluso podemos cometer errores por motivos de que estamos apurados.

Es por tal motivo que presentamos a SIF, un sencillo aplicativo que es el Sistema Informatico de Facturación que permite generar de forma muy sencilla y práctica nuestras facturas:

Y lo mejor de todo es que es completamente gratis, descarguelo desde aqui SIF

Las tablas dinámicas – Nivel 3

Como venimos diciendo desde un comienzo, la idea de estos tips es tener claro lo que se quiere y luego pasar a utilizar a nuestro amigo Excel, si no te sale lo que quieres no es culpa de la herramienta sino de no tener un claro análisis de lo deseado.

En base al tip anterior haremos un nuevo análisis; en el mencionado habíamos obtenido las horas acumuladas del trabajador en todo el mes:

Ahora lo que deseamos es que se muestre las ahoras acumuladas del Trabajador por día; es decir, el trabajador AA cuanto acumulado el día 1?, 2?, 3?, etc. Para eso hacemos lo siguiente: Seleccionamos la tabla dinámica, en la parte de la derecha le hacemos click a «Turno» (para que quede «desseleccionado») y arrastramos DIA hacía ahi (Etiquetas de columna). Este es el resultado:

Como puedes apreciar lo que se puede lograr con nuestro amigo Excel teniendo en cuenta un buen análisis.

Puedes descargarlo este ejemplo desde aqui

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Las tablas dinámicas – Nivel 2

Ahora veremos con una tabla de datos mas grande para armar una interesante tabla dinámica, será con 3 campos. Supongamos el siguiente ejemplo: Tenemos los días trabajados de los tres turnos (A,B,C) y en cada uno de ellos cada trabajador y horas laboradas:

Lo que deseamos es tener las horas de cada trabajador (AA, BB) totales trabajadas por cada turno. ¿Como hacer esto? Simple primero seleccionamos toda la tabla:

En la parte superior le damos en la pestaña Insertar-> Tabla Dinamica y nos mostrará la siguiente ventana a la cual le daremos ACEPTAR:

Ahora en la nueva hoja con el mouse “arrastramos” TRABAJADOR a “Rotulos Fila”, TURNO a «Rotulos Columna» y HORAS a “Valores” y listo automáticamente en la hoja aparece las horas trabajadas acumuladas en el mes por trabajador por cada turno:

Puedes descargarlo el ejemplo desde aqui

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La conciliación de datos

Conciliar nuestra información es muy común hoy en día, ya que tenemos diferentes tablas. Pero lo que hacemos por lo general es de forma «manual» lo cual lo hace lento y tedioso. Pero por suerte existe Excel para ti con este nuevo aplicativo CONDAT (CONciliador de DATos) que justamente veremos a continuación:

Consta de una hoja denominada REGISTRO A, otra REGISTRO B, la hoja CONCILIACION y FORMATO. En la parte superior un menu personalizado: LIMP (Limpiar), CONC (CONCiliar), TRAN (TRANsferir) y CONF (CONFiguración):

Tenemos información tanto en el REGISTRO A:

Como en el REGISTRO B:

Presionamos del menú personalizado el botón CONC y aparece la siguiente ventana:

Le asignamos sus respectivos valores de filas y columnas y mediante que campo se van a comparar para la conciliación, en este caso será «Num. Folio» (REGISTRO A) = «FOLIO DE INV.» (REGISTRO B) y presionamos CONCILIAR:

Nos muestra una ventana del numero de conciliaciones que hubieron:

Este es el resultado en la hoja CONCILIACION:

Ahora lo que deseamos es sacar dicha información a un mejor formato, entonces presionamos del menú personalizado el botón TRAN, seleccionamos los bienes que deseamos transferir y le damos TRANSFERIR:

Nos muestra una ventana con el resultado de la transferencia:

Finalmente nos lleva a la hoja FORMATO que es personalizable:

Este aplicativo CONDAT ya se encuentra disponible, es personalizable a tus necesidades. Ante cualquier inquietud o consulta escribenos con ASUNTO: «CONCILIACION».

Las tablas dinámicas – Nivel 1

Aunque sean muy conocidas y productivas, no todos la explotan como tal; la verdad es que tienen mucho por darnos. Con el presente iniciaremos un conjunto de Tips teniendo como objetivo explotarlas mejor en el futuro. Bien pues lo haremos con 2 campos en el siguiente ejemplo:

Como se puede observar tenemos Las horas trabajadas diarias por cada trabajador («AA» y «BB») en todo el mes, lo que queremos hacer es obtener la sumatoria de cada uno de ellos que hicieron en todo el mes, cuantas horas han acumulado cada uno de ellos en el mes. Para eso utilizamos las tablas dinámicas de la siguiente manera: seleccionamos toda la tabla de datos y en la pestaña «Insertar» -> «Tabla Dinámica»:

Nos mostrará una ventana en la cual no le cambiaremos ningún valor y le damos «ACEPTAR» (por ahora, mas adelante haremos interesantes ajustes):

Ahora en la nueva hoja con el mouse «arrastramos» TRABAJADOR a «Rotulos Fila» y HORAS a «Valores» y listo automáticamente en la hoja aparece las horas trabajadas acumuladas en el mes por trabajador:

Puedes descargarlo el ejemplo desde aqui

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Como modificar el numero de hojas inicial

Como sabemos al abrir un nuevo libro de forma predefinida aparecen 3 hojas: hoja1, hoja2 y hoja3. Pero que pasa si deseas que aparezcan mas, por ejemplo: 4 o 5 o lo que desees. Simplemente lo modificamos de la siguiente manera: En la parte superior le damos click y al mismo seleccionamos OPCIONES DE EXCEL:

Luego en la ventana que se nos muestra escogemos: MAS FRECUENTES -> y en donde dice «Incluir este número de hojas» le aumentamos o disminuimos según nuestra necesidad; finalmente ACEPTAR

De esta forma en adelante saldrán el número de hojas a tu gusto!